NOTĂ DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
| CONDITII GENERALE |
SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES SRL, persoana juridical romana, cu sediul social in Romania, Bucuresti, str. Drumul intre tarlale 42, sector 3 , avand CUI RO25352916, inmatriculata la Registrul Comertului cu numarul J40/4066/2009. reprezentată legal prin administrator Radu Ionut, in calitate de LOCATOR (PROPRIETAR) prelucrează datele cu caracter personal în conformitate cu prevederile Regulamentului UE 2016/679 privind protectia persoanelor fizice în ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal ,si privind libera arculaţie a acestor date şi de abrogare a Directivel 95/46/CE, precum şi cu celelalte prevederi ale legislaţiei UE sau ale legislaţiei naţionale în vigoare.
| DEFINITII |
Date cu caracter personal = orice informaţii privind o persoană fizică identificată sau identificabilă rpersoana vizatăl; o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localicare, un identificator online, sau la unul sau mai rnulte elemente specific, proprii identităţii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
Prelucrare = orice operaţiune sau set de operaţiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziţie în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricţionarea, ştergerea sau distrugerea.
| SCOPURILE ŞI TEMEIURILE PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL |
Scopurile prelucrării datelor cu caracter personal ale persoanei vizate sunt desfăşurarea activităţilor precontractuale şi contractuale, în funcţie de solicitările formulate de persoana vizată şi, eventual, de conţinutul Contractului semnat de persoana vizată cu SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L., atunci când solicitările formulate de persoana vizată se finalizează prin semnarea unui Contract cu SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES SRL.
Menţionăm că datele cu caracter personal sunt, uneori, folosite de către SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES SRL S.R.L., pentru o serie de scopuri secundare (de ex: pentru arhivare, audit intern, extern etc.), acestea fiind întotdeauna compatibile cu scopurile principale, pentru care datele respective au fost iniţial colectate de către SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L.
Atunci când persoana vizată Işi exprimă consimţământul în acest sens, datele cu caracter personal ale persoanei vizate pot fi prelucrate şi în scopuri de rnarketing direct, inclusiv prin mijloace automate şi pentru crearea de profiluri, pentru realizarea de comunicări comerciale şi materiale în scop de marketing, prin utilizarea unor sisteme automate de apelare, prin telefon, prin SMS, prin e-mail sau prin poştă, inclusive prin transmiterea acestora către partenerilor SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L.pentru a fi prelucrare în acelaşi scop.
SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L. prelucrează datele personale ale persoanei vizate, în calitate de operator, pentru derularea următoarelor activităţi:
înregistrarea solicitărilor persoanei vizate cu privire la activităţile desfăşurate de SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L.; identificarea persoanelor vizate, atât prin intermediul unei interacţiunii fizice, în locaţiile fizice ale SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L., cât şi prin intermediul mijloacelor de comunicare (de ex: telefon, e-mail, poştă, Internet); furnizarea de servicii suport pentru solicitările persoanei vizate făcute către [.] S.R.L., realizată prin intermediul tuturor canalelor disponibile în acest sens (de ex: în cadrul locaţiilor fizice ale SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L., Internet, telefon etc.); crearea sau analizarea de profiluri pentru îmbunătăţirea produselor sau serviciilor SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L., pentru promovarea personafizată/generală de către SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L.; efectuarea activităţilor de executare silită şi de colectare a creanţelor SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L. faţă de persoanele vizate sau de gesdonare a unor astfel de activitati; emitere de facturi şi chitanţe, şi păstrarea lor în contabilitatea SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L. conform prevederilor Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal; incheierea contractului cu persoana vizată cu privire la activităţile desfăşurate de SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L.; formularea de solicitări în baza contractului semnat cu persoana vizată cu privire la activităţile desfăşurate de SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L.; acţiuni în instanţă; indeprinirea obligaţiilor legale legate de contabilitate şi arhivare;
transmiterea către partenerii ,,,,,,,,,,,,,,, de informaţii în scopul realizării unor activităţi de marketing; soluţionarea cererilor şi plângerilor persoanei vizate cu privire la activităţile desfăşurate de SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L., precum şi orice astrel de activităţi circumscrise desfăşurării unor activităţi precontractuale şi contractuale între SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L .şi persoana vizată, precum si a demersurilor necesare realizării drepturiior părţilor în ceea ce priveşte eventualele relaţii contractuale.
Temeiurile juridice ale prelucrării sunt precizate în art. 6 alin. (1) lit. a), b), c), f), art. 9 alin. (2) lit. a) din Regulamentui GDPR, în funcţie de situaţia concretă aplicându-se unul dintre următoarele cazuri care reglementează fegaiitatea prelucrării datelor cu caracter personal ale persoanei vizate:
persoana vizată si-a dat consimtământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe
scopuri specifice; prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face clemersun la cererea persoanel vizate inainte de încheierea unui contract; prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligaţii legale care îi revine operatorului;
prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte tertă, cu exceptia cazului în care prevalează interesele sau drepturile şi libertătile fundamentale ale persoanei vizate, care necesită protejarea datelor cu caracter personal, în special atunci când persoana vizată este un copil;
persoana vizată si-a dat consimtământul explicil– pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal pentru unul sau mai
multe scopuri specifice, cu exceppa cazului în care dreptul Uniunii sau dreptui intern prevede ca interdictia prevăzută la alin. (I) să nu poate fi ridicată prin consimtământul persoanel vizate.
| CATEGORII DE DESTINATARI AI DATELOR CU CARACTER PERSONAL |
Datele cu caracter personal aie persoanei vizate sunt destinate utilizării de către IMFS, însă acestea pot fi transferate şi partenerilor [.] S.R.L., în conformitate cu dispozidile legale în vigoare.
Datele cu caracter personal ale persoanei vizate pot fi comunicate următorilor destinatari, dacă este cazul, în conformitate cu prevederile legale:
partenerii SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L. care desfăşoară activităţi economice pentru şi/sau în numeie SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L.;
sodetăţilor de avocatură partenere SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L.; autorităţi publice locale sau centrale; societăţi specializate în recuperarea debitelor; organelor de investigare/control cu privire la obligaţiile contabile şi de arhivare aflate în sarcina SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L.;
executorilor judecătoreşti; notarilor publici; avocaţilor colaboratori ai SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L., atunci când sunt necesare demersuri din partea acestora cu privire la realizarea contractufui semnat de persoana vizată cu [.] S.R.L. sau atunci când sunt necesare acţiuni în instanţă împotriva persoanei vizate;
colaboratoril SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L. cu privire la finafizarea contractului semnat de persoana vizată cu [SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L.; alţi destinatari ai soficitărilor formulate de SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L. în baza contractului semnat de persoana cu SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.RL
| CATEGORII DE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE DE [.] S.R.L. |
SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L.prelucrează datele cu caracter personal pe care dumneavoastră le furnizaţi în mod direct şi date care sunt generate pe baza acestora sau care sunt transmise de terţi în temeiul contractelor semnate de dumneavoastră/terţi cu SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L., vizând următoarele tipuri de date cu caracter personal: număr de telefon, nume şi prenume, nume şi prenume ale membnior familiel, codul numeric personal sau orice alt cod general de identificare, seria st” numărul actului de identitate, sexul, data şi locul nasterh,” cetăţenia, semnătura, date din actele de stare civilă, numărul dosarului de pensie, telefon, fax, adresa de domicffluiresedinţă/corespondenţă, adresa de e-mail, profesia, locurile de muncă deţinute, vechimea /a actualul /oc de muncă, vechimea la locunle anterioare de muncă, vechimea totală in muncă, funcţia privată sau publică deţinută, formare profesională (diplome, studii), situaţie familtală, situaţie economică şi financlară, produsele financiare deţinute şi închise/încă deschise, date bancare, Imagine, date de geolocalizare, date de tratic (IP, cookie) şi orice alte asemenea informaţi4 necesare desfăşurării activităţilor SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L. în conformitate cu solicitărilor formulate de dumneavoastră către SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L., cu dispoziţiile contractuale şi cerinţele legale. In cazul în care persoana vizată şi-a dat consimţământul cu privire la prelucrarea datelor biometrice sau a datelor privind sănătatea, vor fi prelucrate şi aceste categorii de date, însă doar pentru scopurile specifice pentru care a fost acordat consimţământul. In cazul în care dumneavoastră sunteţi cel care furnizează către SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L. informaţii despre alte persoane, aveţi obligaţia de a vă asigura că aveţi acordul lor sau un temei legal pentru a dezvălui acele informaţii, precum şi de a informa respectivele persoane vizate cu privire la conţinutul prezentei informări referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal.
| FURNIZAREA DATELOR ŞI CONSECINTELE NEFURNIZĂRII |
Furnizarea datelor cu caracter personal precizate mai sus este necesară realizării demersurilor pentru a răspunde solicitărilor formulate de persoana vizată către SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L. Refuzul persoanei vizate de a furniza datele conduce la imposibilitatea oferirii unui răspuns acestor solicitări şi, eventual, imposibilitatea SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L. de a semna un contract cu persoana vizată sau de a continua relaţiile contractuale stabilite. Nu sunt incluse în această categorie refuzul furnizării datelor în scop de marketing. În cazul în care persoana vizată nu doreşte ca datele furnizate către SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L. să fie prelucrate în scop de marketing, SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L. nu va prelucra datele persoanei vizate în acest scop.
| DURATA PRELUCRĂRII |
In cazul în care persoana vizată încheie un Contract cu SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L., datele cu caracter personal prelucrate de SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L. vor fi stocate pentru o perioadă de 10 ani, calculaţi de la încheierea exerciţiului financiar pentru anul 1n cursul căruia au fost întocmite facturile aferente Contractului astfel încheiat. În cazul în Contractul a ajuns la executare, termenul se calculează pentru fiecare dintre facturile emise cu privire la acest dosar, în special în ceea ce priveşte facturile emise pentru penalităţile de întârziere cu privire la care a fost obligată persoana vizată, precum si cu privire ia orice alte cheltuieli pe care IMFS are dreptul să le recupereze de la persoana vizată. În cazul în care, deşi persoana vizată a încheiat un Contract cu SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L., însă acesta nu s-a finalizat prin emiterea unei facturi, datele cu caracter personal prelucrate de SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L. vor fi stocate pentru o perioadă de 5 ani, calculaţi de la data încetării Contractului într-unul dintre modurile prevăzute de lege. În cazul în care persoana vizată nu a încheiat un Contract cu SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L. şi nu şi-a exprimat acordul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal în scopuri de marketing, durata prelucării este de 1 an de la momentul exprimării acordului. În cazul în care persoana vizată, desi nu a încheiat un Contract cu SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L., şi-a exprimat acordul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal în scopuri de marketing, durata prelucărili este de 5 ani de la momentul exprimării acordului. În ceea ce priveşte prelucrările pe baza consimţământului persoanei vizate, dacă aceasta işi retrage consimţământul anterior exprimării termenelor precizate mai sus, prelucrarea încetează de la momentul retragerii consimţământului.
| PERSOANA VIZATA |
Persoanele ale căror date cu caracter personal vor fi prelucrate de ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, denumite şi Persoane vizate, sunt:
cocontractanţii SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L. persoane fizice;
reprezentanţii legali, convenţionali sau judiciari şi asociaţii/acţionarii cocontractanţilor [.] S.R.L.persoane juridice;
aplicanţii persoane fizice pe site-ul IMFS/pagina de Facebook/pagina de Instagram, care solicită informaţii, verificări sau oferte de contractare;
aplicanţil persoane fizice care solicită informaţii, verificări sau oferte de contractare prin contactarea telefonică sau prin email a SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L.; terţii persoane fizice care apiică pentru a fi garanţi/codebitori/coplătitori sau care deţin deja aceste calităţi faţă de cocontractanţii SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L. persoane fizice.
| DREPTURILE PERSOANEI VIZATE |
Dreptul la informare – dreptul de a fi informat cu privire la prelucrarea şi protejarea datelor cu caracter personal de către SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L.;
Dreptul de acces la date -dreptul de a obtine de la [.] S.R.L. confirmarea faptului că datele cu caracter personal ale persoanei vizate sunt sau nu prelucrate de către SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L.;
Dreptul la rectificare – dreptul de a obtine rectificarea dateior inexacte, precum şi completarea datelor incomplete;
Dreptul la stergerea datelor (“dreptul de a fl uitat – dreptul de a obţine, în măsura în care sunt îndeplinite condiţffle legale, ştergerea datelor cu caracter personal;
Dreptul la restricţionarea prelucrani – dreptul de a obţine, în măsura în care sunt Indeplinite conditiiie legale, marcarea datelor cu caracter personal stocate, cu scopul de a limita prelucrarea ulterioara a acestora.
Dreptul la portabilitatea datelor- dreptul de a primi datele cu caracter personal Intr-o modalitate structurată, folosită în mod obişnuit şi într-un format uşor de citit, precum şi dreptul ca aceste date să fie transmise de către SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L. către alt operator de date, în măsura în care sunt îndeplinite condiţiiie legale;
Dreptul la opozitie – dreptul de a se opune în orice moment, din motive întemeiate şi legitime legate de situaţia particulară, ca datele cu caracter personai să nu facă obectul unei prelucrări, în măsura în care sunt îndeplinite condiţille legale;
Dreptul de a nu fi supus unei dreptul de a cere şi de a obtine retragerea, anularea sau reevaluarea oricarei decizii bazate exclusiv pe prelucrări efectuate prin mijloace automate (incluzănd crearea de profiluri), care produce efecte juridice sau afectează în mod similar, într-o măsură semnificativă, persoanele vizate;
Dreptul de a se adresa justitiei sau autoritatilor naţionale de supraveghere a prelucrani datelor cu caracter personal – dreptul de a se adresa cu plângere Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, respectiv de a se adresa justitiei pentru apărarea oricăror drepturi, garantate de legisiaţia aplicabilă în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal, care au fost încălcate.
| DECLARAŢIE |
Am luat ia cunoştinţă detaliile prezentate cu privire la prelucrările de date cu caracter personal efectuate de SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L. cuprinse în Nota de informare.
Îmi exprim acordul expres şi neechivoc pentru prelucrarea dateior mele cu caracter personal de către SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L. în scopurile prevăzute în prezenta Notă de informare sau în modificările şi completările ulterioare, care se pot realiza doar în conformitate cu dispoziffie legale. Acest acord se aplică pentru toate datele cu caracter personal şi pentru toate scopurile prevăzute în prezenta Notă de informare, cu excepţia celor pentru care este prevăzut un acord distinct.
În mod distinct, expres şi neechivoc, îmi exprim acordul pentru prelucrarea datelor mele biometrice, respectiv fotografia din cartea de identitate sau dintr-un alt document pus la dispoziţia SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L., pentru scopurile prevăzute pentru prelucrarea acestei categorii de date cu caracter personal, astfel cum acestea sunt precizate în prezenta Notă de informare sau în modificările şi completările ulterioare, care se pot realiza doar în conformitate cu dispoziţide legale.
În mod distinct, expres şi neechivoc, îmi exprim acordul pentru prelucrarea datelor privind sănătatea mea, respectiv date din orice document pus la dispoziţia SC OPTITEHNIC EXPERT SERVICES S.R.L., care priveşte veniturile pe care ie-am obţinut sau le obţin, pentru scopurile prevăzute pentru prelucrarea acestei categorii de date cu caracter personal, astfel cum acestea sunt precizate în prezenta Notă de informare sau în modificările şi completările ulterioare, care se pot realiza doar în conformitate cu dispoziţiile legale
In mod distinct şi expres, îmi exprim acordul pentru prelucrarea datelor mele cu caracter personal în scopuri de marketing direct, inclusiv prin mijloace automate şi pentru crearea de profiluri, pentru realizarea de comunicări comerciale şi materiale în scop de marketing, prin utilizarea unor sisteme automate de apelare, prin telefon, prin SMS, prin e-mail sau prin poştă, şi să le transmită partenerilor săi contractuali pentru a fi prelucrare îri acelaşi scop.
| Data
__________________________ |
Nume si Prenume
___________________________________ |
| Semnatura
___________________________________ |